مدیر دفتر نسبت به سایر کارمندان اداری مستقر در دفاتر دادگاه‌های عمومی وظایف سنگین تری دارد. وظیفه مدیر دفتر دادگاه با وصول دادخواست در محاکم حقوقی و با وصول کیفرخواست در محاکم جزایی شروع می‌شود. از جمله مواردی که مدیر دفتر در خصوص آن انجام وظیفه می‌کند و در مواد مختلف آیین دادرسی مدنی به آن پرداخته شده است، چگونگی اقدام وی در قبال دادخواست‌های تقدیمی به دادگاه است.
وظایف مدیر دفتر دادگاه
ماده 48 قانون آیین دادرسی در امور مدنی مقرر کرده است: «شروع رسیدگی در دادگاه مستلزم تقدیم دادخواست است، دادخواست به دفتر دادگاه صالح و در نقاطی که دادگاه دارای شعب متعدد است به دفتر شعبه اول تسلیم می‌شود.» مطابق ماده 49 این قانون نیز مدیر دفتر دادگاه پس از وصول دادخواست نسبت به ثبت فوری دادخواست و دادن رسید با قید تسلیم به روز / ماه/ سال اقدام می‌کند. تاریخ رسید دادخواست به دفتر، تاریخ اقامه دعوا محسوب می‌شود. ذکر تاریخ اهمیت زیادی دارد؛ با توجه به ماده 51 قانون آیین دادرسی مدنی، دادخواست شرایط و ضوابط خاصی دارد که مدیر دفتر با رعایت آن و برای صدور دستور، پرونده را در اختیار دادرس دادگاه قرار می‌دهد. در این میان مهم‌ترین وظایف مدیر دفتر دادگاه شامل موارد زیر است. اول، تعیین وقت رسیدگی، ساعت، روز، ماه و سال به طوری که فاصله ابلاغ و روز جلسه کمتر از پنج روز نباشد.
صدور ابلاغ وقت رسیدگی به طرفین و ارسال نسخه دوم دادخواست و ضمایم به خوانده وظیفه دیگر مدیر دفتر است. همچنین ابلاغ موارد نقص اعلامی از ناحیه دادگاه به خواهان و درخواست رفع آنها ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ باید از سوی مدیر دفتر انجام شود. بایگانی کردن یک نسخه از دادخواست و ضمایم آن در پرونده و ارسال نسخه دیگر با ضمایم و اخطاریه دعوت به جلسه رسیدگی خوانده برای ابلاغ به وی از طریق دایره اجرائیات توسط مأموران ابلاغ نیز کاری است که مدیر دفتر باید انجام دهد و در نهایت ابلاغ اوراق قضایی از طریق نشر آگهی در روزنامه کثیرالانتشار در خصوص خوانده مجهول‌المکان باید توسط وی انجام شود.
دادخواست ناقص
در صورتی که دادخواست ناقص باشد، مدیر دفتر آن را می‌پذیرد اما طبق دستور مقرر در مواد 53، 54، 55، 56 آیین دادرسی مدنی باید عمل کند. یکی از تکالیف مهم مدیر دفتر دادگاه قرار رد دادخواست است؛ مطابق مواد آیین دادرسی مدنی، مدیر دفتر دادگاه در صورت اقدام نکردن خواهان به تکمیل پرونده یا پرداخت نکردن هزینه انتشار آگهی، مبادرت به صدور قرار رد دادخواست خواهد کرد. مواردی که موجب صدور رد دادخواست توسط مدیر دفتر و در غیاب وی، جانشین رئیس دفتر خواهد شد شامل موارد زیر می‌شود.
1- در صورتی که به دادخواست و پیوست‌های آن برابر قانون تمبر الصاق نشده باشد.
2-عدم قید نام و نام خانوادگی، اقامتگاه و شغل خوانده.
3-عدم تعیین خواسته و بهای آن مگر آنکه تعیین بها ممکن نبوده، یا خواسته مالی نباشد.
4- عدم قید تعهدات و جهاتی که به موجب آن خواهان خود را مستحق مطالبه می‌داند به طوری که مقصود واضح و روشن باشد.
5- عدم قید آنچه خواهان از دادگاه تقاضا دارد.
6- عدم ذکر ادله و وسایلی که خواهان برای اثبات ادعای خود از اسناد و نوشته‌ها و ... دارد. اگر دلیل، گواه باشد خواهان باید اسامی و مشخصات و محل اقامتگاه آن‌را به طور صحیح معین کند.
7- عدم تأمین هزینه انتشار آگهی ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ اخطاریه دفتر یا از تاریخ ابلاغ رد اعسار
8- هر گاه در دادخواست، خواهان و محل اقامت او معلوم نباشد.
چنانچه یکی از این نقص‌ها توسط خواهان تکمیل نشود مدیر دفتر دادگاه و در غیاب مدیر، جانشین وی مبادرت به صدور قرار رد دادخواست کرده و به خواهان ابلاغ می‌شود و خواهان در صورت اعتراض ظرف مدت 10 روز از تاریخ ابلاغ، اعتراض خود را تسلیم و نسبت به اعتراض خواهان در همان شعبه دادگاه رسیدگی می‌شود که در این مورد رأی دادگاه قطعی است.
